за шагом
Шаг за шагом
1. Чтобы переключиться на нужный документ, выберите на панели задач кнопку с именем необходимого документа и нажмите ее.
2. На экране появится окно Word с необходимым документом.
ПРИМЕЧАНИЕ Переключаться между документами можно также традиционным способом, то есть выбирая название соответствующего документа в меню Window (Окно).
Шаг за шагом
1. Чтобы добавить дополнительную информацию в документ, необходимо его открыть, а затем выбрать команду File (Файл) > Properties (Свойства).
2. Введите необходимую информацию в соответствующие поля на вкладке Summary (Документ).
3. Для просмотра или ввода информации можно переходить на другие вкладки. На вкладке Custom (Прочие) можно ввести имя, тип и значение собственного свойства или выбрать предлагаемые свойства в списке. По окончании ввода свойств нажмите кнопку ОК.
Шаг за шагом
1. Чтобы закрыть один документ, необходимо сделать этот документ активным, а затем выбрать команду File (Файл) > Close (Закрыть). Чтобы закрыть все открытые документы, необходимо, удерживая нажатой клавишу Shift, выбрать команду File (Файл) >• Close All (Закрыть все). При нажатии клавиши Shift команда Close (Закрыть) в меню File (Файл) меняется на команду Close All (Закрыть все).
2. Если в документ были внесены изменения, на экране появится вопрос: Do you want to save the changes you made to <имя файла>? (Вы хотите сохранить изменения в файле <имя файла>?). Для сохранения изменений нажмите кнопку Yes (Да), для записи файла без внесенных изменений нажмите кнопку No (Нет). Кнопка Cancel (Отмена) служит для возвращения в документ.
СОВЕТ Закрыть документ можно также с помощью комбинации клавиш Ctrt+F4.
Шаг за шагом
1. Запустите Word и выберите команду File (Файл) >• New (Создать) или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N.
2. Раскройте вкладку, которая содержит нужный шаблон, и дважды щелкните на его значке. Нажмите кнопку ОК для создания документа или кнопку Cancel (Отмена) для возвращения в Word.
СОВЕТ Для быстрого создания документа на основе шаблона Normal (Обычный) можно нажать кнопку New blank document (Создать) на стандартной панели инструментов.
Шаг за шагом
1. Чтобы удалить документ, выберите команду File (Файл) > Open (Открыть) или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+0,
чтобы на экране появилось окно диалога Open (Открытие документа).
2. В списке Look in (Папка) найдите папку, в которой находится необходимый документ.
3. Щелкните правой кнопкой мыши на значке удаляемого документа и в появившемся контекстном меню выберите команду Delete (Удалить).
4. В появившемся на экране окне диалога подтверждения удаления файла нажмите кнопку Да, чтобы отправить документ в корзину, или кнопку Отмена, чтобы вернуться в окно диалога Open (Открытие документа). Находясь в этом окне диалога, нажмите кнопку Cancel (Отмена), чтобы закрыть его.
ПРИМЕЧАНИЕ Документ, который в данный момент открыт в Word, удалить нельзя. Перед удалением его необходимо закрыть. Не удастся также удалить файл, если в окне диалога Орел (Открытие документа) включен режим Preview (Предварительный просмотр).
Шаг за шагом
1. Щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и в появившемся меню выберите команду Database (Базы данных). Можно также выбрать команду View (Вид) >• Toolbars (Панели инструментов) > Database (Базы данных).
2. На появившейся панели инструментов нажмите кнопку Insert Database (Вставить базу данных).
3. В окне диалога Database (База данных) нажмите кнопку Get Data (Получить данные). В окне диалога Open Data Source (Открытие источника данных) найдите нужный файл базы данных. Можно выбрать тип файла базы данных в списке Files of type (Тип файла).
4. В выбранной базе данных, скорее всего, потребуется указать таблицу или запрос либо выделить необходимый диапазон ячеек для импорта.
5. После возвращения в окно диалога Database (База данных) можно нажать кнопку Query Options (Параметры запроса) для определения записей, которые необходимо импортировать.
6. Когда все параметры отбора данных определены, нажмите кнопку Insert Data (Вставить данные) в окне диалога Database (База данных).
Шаг за шагом
1. В окне диалога Database (База данных) нажмите кнопку Query Options (Параметры запроса). Если на компьютере установлен программный продукт Microsoft Query, на
экране может появиться запрос: Word detected Microsoft Query on your system. Would you like to edit <имя файла> using Microsoft Query? (Word обнаружил на вашем компьютере Microsoft Query. Хотите ли вы редактировать <имя фай-ла> с помощью Microsoft Query?). В случае появления этого запроса нажмите кнопку No (Нет).
2. На вкладке Select Fields (Выбор полей) сформируйте список полей, которые необходимо импортировать с помощью кнопок Select (Выделить), Select All (Выделить все), Remove (Удалить) и Remove All (Удалить все) в поле Selected Fields (Выбранные поля). Сбросьте или установите флажок Include field names (Включать имена полей) в зависимости от того, нужны ли в итоговой таблице заголовки столбцов.
3. На вкладке Sort Records (Сортировка записей) выберите поле, по которому необходимо провести сортировку Sort by (Сортировать по), а также порядок сортировки, установив в необходимое положение переключатель Ascending/ Descending (По возрастанию/По убыванию). Для проведения дополнительной сортировки выберите необходимые поля и порядок сортировки в списках Then by (Затем по полю).
4. На вкладке Filter Records (Отбор записей) выберите имя поля в списке Field (Поле) и оператор в списке Comparison (Оператор). Значение оператора может быть Equal to (Равно), Not equal to (He равно), Less then (Меньше чем), Greater then (Больше чем) и т. д. Введите в поле Compare to (Сравнивать с) значение, с которым будет проводиться сравнение. При необходимости выполнения нескольких условий выберите перед следующей строкой оператор And (И) или Or (ИЛИ) и введите очередное условие.
5. Завершив установку параметров выделения и сортировки, нажмите кнопку ОК. В появившемся окне диалога Database (База данных) нажмите кнопку Insert Data (Вставить данные). В окне диалога Insert Data (Вставка данных) можно выбрать,какие данные необходимо вставлять: АН (Все) или From... To... (От... до...).
ПРИМЕЧАНИЕ В окне диалога Insert data (Вставка данных) можно установить флажок Insert data as field (Вставить данные как поле), чтобы организовать связь базы данных с документом Word. При внесении изменений в базу данных они будут отражаться в документе.
Открытие: Файлов других форматов
В Word предусмотрена более простая возможность импорта файлов, чем это описывалось выше. Для импорта можно использовать окно диалога Open (Открытие документа). Word позволяет открывать файлы многих форматов, включая WordPerfect, текстовые файлы, Works, Write, адресная книга Outlook, Excel, Lotus 1-2-3, ранние версии Word для Windows и DOS, а также HTML. Чаще всего после открытия таких файлов их необходимо сохранить в формате Word.
Шаг за шагом
1. Запустите Word и нажмите на кнопку Open (Открыть) на стандартной панели инструментов. ^
2. В списке Files of Type (Тип файла) выберите тип файла, который необходимо открыть.
3. В списке Look in (Папка) выберите диск или папку, в которой находится нужный файл.
4. Выделите файл и нажмите кнопку Open (Открыть).
ВНИМАНИЕ При сохранении файла в формате, отличном от Word, возможна потеря некоторых особенностей форматирования и других элементов, которые могут не поддерживаться другими программами. При сохранении файла в другом формате убедитесь, что в поле Files of type (Тип файла) стоит нужный тип файла.
^ (См. также раздел «Сохранение: Документа в другом формате».)
Шаг за шагом
1. Нажмите кнопку Пуск на панели задач Windows. Выберите в появившемся меню команду Программы > Проводник.
2. С помощью Проводника найдите необходимый файл и дважды щелкните на значке файла. Windows автоматически запустит Word и откроет выбранный файл.
Шаг за шагом
1. Запустите Word и выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры). В окне диалога Options (Параметры) раскройте вкладку Save (Сохранение).
2. Установите флажок Save AutoRecover info every ... minutes (Автосохранение каждые... минут) и введите временной интервал (в минутах) для автоматического сохранения документа. Нажмите кнопку ОК.
(См. также раздел «Сохранение: Документа».)
Шаг за шагом
1. Создайте документ Word, а затем нажмите кнопку Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов или выберите команду File (Файл) >• Save (Сохранить). При первом сохранении документа на экране появится окно диалога Save (Сохранение документа).
2. В списке Save in (Сохранить в) выберите папку, в которой необходимо сохранить документ.
3. В поле File name (Имя файла) введите имя файла.
4. В списке Save as type (Тип файла) выберите формат файла для сохранения.
5. Нажмите кнопку Save (Сохранить).
СОВЕТ При повторном сохранении документа нажмите кнопку Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов или выберите команду File (Файл) >• Save (Сохранить). Word автоматически заменит существующий файл документа его новой версией.
ПРИМЕЧАНИЕ Для сохранения документа под другим именем выберите команду File (Файл) >• Save as (Сохранить как). В появившемся окне диалога введите имя файла, тип файла, а также выберите папку для сохранения файла и нажмите кнопку Save (Сохранить).
(См. также разделы «Сохранение: Автосохранение» и «Сохранение: Документа в другом формате».)
Шаг за шагом
1. Чтобы сохранить документ в другом формате, выберите команду File (Файл) >• Save As (Сохранить как).
2. Выберите в списке Save as type (Тип файла) необходимый формат файла.
3. В списке Save in (Сохранить в) выберите необходимую папку.
4. В поле File name (Имя файла) введите имя нового файла, затем нажмите кнопку Save (Сохранить).
ПРИМЕЧАНИЕ При частой передаче файлов пользователям, работающим в других программах, таких как ранние версии Word, WordPerfect и других, можно установить формат файлов, который Word будет использовать по умолчанию. Для этого выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры). В появившемся окне диалога раскройте вкладку Save (Сохранить) и выберите нужный формат файла в списке Save word files as (Сохранить файлы Word как). На этой же вкладке можно установить флажок Disable features not supported by Word 97 (Выключить атрибуты, не поддерживаемые Word 97). Нажмите кнопку ОК.
ВНИМАНИЕ Чтобы сохранять файлы в других форматах, необходимо установить соответствующие конверторы файлов.
(См. также раздел «Открытие: Файлов других форматов».)
Сохранение: Создание резервных копий
При сохранении документа можно создать его резервную копию. Это значит, что Word будет одновременно сохранять два файла — один с расширением .doc или иным, заданным по умолчанию, а другой с именем Backup of-симя файла> и расширением .wbk. Резервная копия сохраняется в той же папке, что и оригинал, и может быть использована при потере или повреждении основного файла для восстановления части работы, выполненной до последнего сохранения файла.
Шаг за шагом
1. Перейдите в документ, для которого необходимо создать резервную копию. Выберите команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры), затем раскройте вкладку Save (Сохранение) в появившемся окне диалога Options (Параметры).
2. Установите флажок Always create backup copy (Всегда создавать резервную копию) и нажмите кнопку ОК.
3. Сохраните документ, нажав кнопку Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов.
(См. также раздел «Сохранение: Автосохранение».)
Шаг за шагом
1. Чтобы просмотреть содержимое файлов, запустите Word и выберите команду File (Файл) >• Open (Открыть).
2. В появившемся окне диалога Open (Открытие документа) выберите необходимую папку в списке Look in (Папка).
3. Щелкните правой кнопкой мыши на значке нужного документа и в появившемся меню выберите команду Быст-• рый просмотр. Word отобразит содержимое документа в специальном окне. Для просмотра документа можно использовать клавиши Page Up и Page Down или полосы прокрутки.
ВНИМАНИЕ Для организации быстрого просмотра описанным способом необходимо установить соответствующую программу. Это можно сделать, выбрав команду Пуск > Настройка > Панель управления, щелкнув на значке Установка и удаление программ, раскрыв вкладку Установка Windows и установив флажок Быстрый просмотр в группе Стандартные, а затем нажав кнопку ОК.
4. Нажмите кнопку Закрыть в окне просмотра, чтобы его закрыть. При необходимости открытия файла нажмите кнопку Открыть дпя изменения.
ПРИМЕЧАНИЕ Быстро просмотреть содержимое документа можно, изменив вид представления информации о файлах и палках в окне диалога Open (Открытие документа). Для этого нужно нажимать кнопку Views (Вид) в этом окне до тех пор, пока в правой части окна не появится окно быстрого просмотра (режим Preview (Быстрый просмотр)). В окне Open (Открытие документа) можно установить также просмотр в виде значков (List), в виде таблицы (Details) и с возможностью отображения свойств документа (Properties).
Файлы: Изменение рабочей папки
По умолчанию Word предлагает размещать файлы в папке Мои документы. Можно изменить текущую рабочую папку, и в окнах диалога Open (Открытие документа) и Save (Сохранение документа) автоматически будет открываться назначенная папка. Удобно назначать такую папку, в которую чаще всего приходится записывать файлы.
Шаг за шагом
1. Чтобы изменить автоматически открывающуюся папку, выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры), а затем раскройте вкладку File Locations (Расположение файлов) в окне диалога Options (Параметры).
2. Выберите в списке File Types (Типы файлов) тип Documents (Документы) и нажмите кнопку Modify (Изменить).
3. В окне диалога Modify Location (Изменение расположения) в поле Folder name (Имя папки) введите полный путь к необходимой папке или найдите ее в поле Look in (Папка).
4. Дважды нажмите кнопку ОК. Один раз — в окне диалога Modify Locations (Изменение расположения), а второй — в окне диалога Options (Параметры).
7 Зак.№655
Шаг за шагом
1. Чтобы просмотреть документ Word в виде Web-страницы, выберите команду File (Файл) > Web Page Preview (Просмотр Web-страницы). Откроется окно программы Microsoft Internet Explorer или другого, установленного по умолчанию, броузера, в котором можно просмотреть документ.
2. По окончании просмотра нажмите кнопку Закрыть в окне броузера.
Шаг за шагом
1. Выберите команду File (Файл) >• Versions (Версии).
2. В появившемся окне диалога Versions in <имя файла> (Версии документа <имя файла>) в списке Existing versions (Существующие версии) выберите нужную версию и нажмите кнопку Open (Открыть).
ПРИМЕЧАНИЕ В окне диалога Versions in <имя файла> (Версии документа <имя файла>) можно удалить выбранную версию с помощью кнопки Delete (Удалить), а также просмотреть комментарии к версии с помощью кнопки View Comments (Заметки).
Шаг за шагом
1. Для просмотра свойств открытого документа выберите команду File (Файл) > Properties (Свойства). В появившемся окне раскройте необходимую вкладку и просмотрите нужные свойства.
2. Чтобы закрыть окно свойств, нажмите кнопку ОК.
ПРИМЕЧАНИЕ Можно просматривать ограниченный список свойств документов в окне Open (Открытие документа). Для этого необходимо его открыть и нажимать кнопку Views (Вид), пока в правой части окна не появится окно просмотра свойств (режим отображения свойств документа (Properties)).
Шаг за шагом
1. Чтобы сохранить документ в формате HTML, выберите команду File (Файл) >• Save as Web Page (Сохранить как Web-страницу).
2. В окне диалога Save As (Сохранение документа) выберите в списке Save In (Папка) папку, в которой необходимо сохранить документ.
3. С помощью кнопки Page Title: Change (Заголовок страницы:
Изменить) можно изменить заголовок страницы, который будет отображаться броузером.
4. В поле File name (Имя файла) введите имя сохраняемого файла, затем нажмите кнопку Save (Сохранить).
ПРИМЕЧАНИЕ Word обладает возможностью открытия файлов в формате HTML. Для этого необходимо в окне диалога Open (Открытие документа) в списке Files of type (Тип файла) выбрать пункт Web pages (Web-страницы), затем выбрать нужный файл и нажать кнопку Open (Открыть).
(См. также раздел «Открытие: Файлов других форматов».)
Шаг за шагом
1. Для сохранения версии документа выберите команду File (Файл) >• Versions (Версии).
2. В появившемся окне Versions in <имя файла> (Версии документа <имя файла>) нажмите кнопку Save Now (Сохранить).
3. В окне диалога Save Version (Сохранение версии) отображаются данные о дате и времени сохранения и о пользователе, сохранившем версию. В этом же окне можно ввести необходимые комментарии к версии. После ввода комментариев нажмите кнопку ОК.
\ ПРИМЕЧАНИЕ В окне диалога Versions in <имя файла> (Версии документа <имя файла>) можно установить флажок Automatically save a version on close (Автоматически сохранять версию при закрытии), тогда при каждом закрытии файла будет автоматически сохраняться его версия.
(См. также раздел «Файлы: Просмотр версий».)
