Выбор различных атрибутов форматирования, например абзаца или таблицы, требует определенных затрат времени на выбор имени и размера шрифта, начертания, межстрочного интервала, интервала между абзацами, отступов от левого и правого полей и т.п. При форматировании таблицы в ряде случаев следует установить к какому элементу необходимо применить форматирование к строке заголовка, столбцу, ячейке и т.п.
Для ускорения работы выбранным атрибутам форматирования можно присвоить имя стиля и в дальнейшем использовать это имя. Например, чтобы выделить названия диалоговых окон, как сделано в этой книге, для них можно использовать отличающийся от основного текста размер шрифта и курсивное начертание. Стили обычно создаются для многократного использования в одном или нескольких документах. Они определяют внешний вид различных элементов текста в документе, например, заголовков, основного текста и надписей под рисунками, с их помощью создается оглавление. Использование различных стилей позволяет создать привлекательный и легко читаемый документ.
В Microsoft Office различают стиль знака (символа), абзаца и таблицы. Стиль знака позволяет отформатировать выделенный текст, задав название шрифта, его размер и форматирование, и присвоить ему уникальное имя стиля. Отличительная особенность стиля знака состоит в том, что он распространяется только на определенный фрагмент текста, а не на весь абзац. В стиле абзаца задают атрибуты формата символов, межстрочный интервал, выравнивание текста, отступы, позиции табуляции. Стиль абзаца — совокупность нескольких форматов абзаца и символов, которым присвоено уникальное имя стиля. Стиль таблицы — совокупность нескольких форматов, используемых в таблице, ее столбце или ячейке, которым присвоено уникальное имя стиля.