Иллюстрированный самоучитель по Office2003
Планирование собраний
Собрание (Meeting) — это встреча, на которую приглашаются несколько человек и привлекаются ресурсы. Собрания бывают очные и сетевые. Во время проведения собрания нельзя планировать другие мероприятия. Поэтому в календаре отмечается, что в это время вы заняты.
В повседневной жизни мы обзваниваем всех приглашенных, чтобы выбрать наиболее удобное время для всех приглашенных. В Outlook вы можете планировать собрание на основе информации о свободных и занятых интервалах времени, хранящейся в календарях участников собрания. Календари сотрудников организации часто хранятся на сервере (Exchange Server). Доступ к календарям внешних пользователей может производиться через локальную сеть или Интернет с использованием стандарта Calendar.
Дополнительное поле Кому (То) предназначено для ввода электронного адреса. Закончив заполнение формы, нажмите кнопку Отправить (Send) на панели инструментов окна Собрание.
Нажав стрелку в. правой части раскрывающегося списка Начало собрания (Meeting start time) или Конец собрания (Meeting end), укажите диапазон времени, в течение которого планируются встречи. Кнопка Другие позволяет выбрать приглашенных из адресной книги.
Рис. 21.9 Окно, позволяющее планировать время встреч .
Outlook просматривает планы участников собрания и отмечает время, когда они заняты (Busy), отсутствуют (Out of Office) и т.п. Кнопка Автовыбор (Autopack) позволяет быстро найти свободный для всех интервал времени. Кнопка « или » позволяет выбрать более раннее или более позднее время. Для составления приглашений на собрание нажмите кнопку Организовать (Make Meeting). Ответы на посланные вами приглашения поступают в папку Входящие (Inbox).
Чтобы быстро отправить участникам собрания оповещение или другое сообщение, откройте исходное приглашение и выберите в меню Действия (Actions) команду Создать приглашение на собрание.
