Создание таблицы с помощью мастера

При создании таблицы следует руководствоваться следующими принципами:

таблица должна содержать все необходимые сведения;

сведения в таблице или между таблицами не должны дублироваться;

каждое поле в таблице содержит конкретный факт по теме таблицы;

данные следует разбить на наименьшие логические единицы, например, имя, фамилия;

Таблицу можно создать несколькими способами:

1. С помощью мастера таблиц (Table Wizard) .

2. В режиме конструктора таблицы (Table Design).

3. За счет импорта данных из внешних источников.

4. За счет связи с внешней таблицей.

Мастера в Access являются удобным и эффективным средством построения базы данных, таблиц, запросов, форм и т.д. Окно мастера таблицы можно отобразить на экране несколькими способами:

1. В окне базы данных на панели Объекты (Objects) выбрать значок Таблицы (Tables) и дважды щелкнуть значок Создание таблицы с помощью мастера (Create Table By Using Wizard) (см. рис. 23.2).

2. В окне базы данных на панели инструментов нажать кнопку Создать (New) (см. рис. 23.2) и в диалоговом окне Новая таблица (New Table) выбрать Мастер таблиц (Table Wizard) (рис. 23.11).

Рис. 23.11 Выбор мастера таблиц в окне Новая таблица

После выбора в окне базы данных на панели Объекты (Objects) значка Таблицы (Tables) и двойного щелчка значка Создание таблицы с помощью мастера (Create Table By Using Wizard) (см. рис. 23.2), на экране отобразится окно мастера таблиц. В этом окне положением переключателя выберите область использования создаваемой таблицы Деловое применение (Business) или Личное применение (Personal) (рис. 23.12). Очевидно, что от области применения базы данных зависит структура таблицы, используемые в ней поля.

Рис. 23.12 Выбор полей создаваемой таблицы

В списке Образцы таблиц (Sample Tables) выделите, какого типа таблица будет создана, в списке Образцы полей (Sample Fields) выберите, какие поля будет иметь таблица.

Кнопки мастера таблиц, расположенные между списками имеют следующее назначение:

< — удаление выделенного поля таблицы;

<< — удаление всех полей таблицы;

> — ввод выделенного поля таблицы;

>> — ввод всех полей таблицы.

Выбранные поля переместятся в список Поля новой таблицы (Fields in my new table). Переместить поле из одного списка другой можно не только кнопками, но и двойным щелчком мыши.

При желании вы можете нажать кнопку Переименовать поле (Rename Field) и ввести новое имя поля в появившееся на экране окно. В одну таблицу можно последовательно ввести поля, предназначенные как для делового, так и для личного применения и из разных образцов таблиц. Имена полей не должны повторяться. Если среди образцов полей нет нужного вам поля, то его можно создать.

Нажмите кнопку Далее (Next) и в следующем окне положением переключателя выберите способ определения ключа (рис. 23.13):

Microsoft Access автоматически определяет ключ (Yes set a primary key for me) — ключевое поле задается автоматически. Кроме выбранных вами полей таблица будет содержать поле Счетчик (AutoNumber).

Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, I'll set a primary key) — ключевое поле выбирается пользователем.

Рис. 23.13 Задание имени таблицы и выбор способа определения ключа

Назначение ключевого поля рассмотрено ниже.

Введите имя таблицы или согласитесь с тем именем, которое предлагается автоматически в поле Задайте имя для новой таблицы (What Do You Want To name Your Table?) .

Хотя имена полей, элементов управления и объектов могут содержать пробелы и знаки препинания, их не рекомендуется включать в имена полей, особенно, если предполагается использовать данные совместно с другими программами. При некоторых обстоятельствах пробелы могут вызвать конфликты в программах Visual Basic. В качестве разделителей слов можно использовать прописные буквы или символ подчеркивания, например, имя поля Дата рождения можно записать как Дата рождения.

Затем мастер определяет совпадающие поля в нескольких таблицах.В последнем окне мастера создания таблицы задайте положение переключателя, чтобы определить дальнейшие действия по созданию таблицы:

Изменить структуру таблицы — предполагает внесение в таблицу новых полей.

Ввести данные непосредственно в таблицу — используется, если намечен ввод данных в таблицу.

Ввести данных в таблицу с помощью форм, создаваемых мастером — создает форму для ввода данных.

На любом этапе создания таблицы после нажатия кнопки Готово (Finish) откроется новая таблица.

Содержание раздела