Иллюстрированный самоучитель по Office2003



              

Создание отчета с помощью мастера - часть 2


Нажмите кнопку Группировка (Grouping Options).

На экране отобразится диалоговое окно Интервалы группировки (Grouping Intervals). Уровень группировки определяет уровень вложенности конкретной группы в отчете. Вложенные группы образуются при группировке наборов записей по нескольким полям, выражениям или источникам данных группы. Первому уровню группировки присваивается номер 0; всего допускается существование до 10 уровней группировки в отчете. Текстовые поля могут группироваться по первой букве, по первым трем буквам и т.д. Access выведет в отчете вместе поля, имеющие одинаковые значения, например, в поле Должность (ContactTitle) могут быть сгруппированы все записи, в которых представлены начальники отделов.


Рис. 26.5 Выбор полей для отчета с помощью  мастера


Рис. 26.6 Окно, предлагающее выполнить группировку записей в отчете

Если не требуется создание особых интервалов группирования, то в списке Интервалы группирования (Grouping Intervals) выберитеОбычный (Normal) .


Рис. 26.7 Задание интервалов группировки

На следующем этапе определяется, в каком порядке: по возрастанию или убыванию будут сортироваться поля (рис. 26.8). Поле, имеющее самый высокий приоритет сортировки, выбирается в раскрывающемся списке 1. По умолчанию поля сортируются по возрастанию. Для сортировки по убыванию нажмите кнопку справа от поля. Кнопка работает как переключатель и при повторном нажатии порядок сортировки изменится на противоположный.

Записи в группе можно сортировать по четырем полям по возрастанию или убыванию. В списке полей отсутствует ключевое поле, в котором записи сортируются автоматически.

Нажмите кнопку Итоги (Summary Options) и на экране отобразится окно, показанное на рис. 26.9. Установкой соответствующих флажков вы можете привести в отчете в качестве итоговых значений поля сумму (Sum), среднее арифметическое (Avg), минимальное (Min) и максимальное значение (Мах). Эти поля будут добавлены в конце отчета.


Рис. 26.8 Выбор порядка сортировки полей


Рис. 26.9 Выбор итоговых полей для вычислений в отчете




Содержание  Назад  Вперед