Основы офисного программирования и документы Word



              

Работа с полями документа


Поля (коллекция Fields) используются в документах Word достаточно широко и играют множество самых разных ролей. Поэтому стоит поговорить о них подробнее. В зависимости от назначения поля оно относится к одной из 9 возможных категорий. Нет смысла и возможности заниматься полным анализом этих категорий, но некоторые основные роли, которые играют поля, я перечислю:

  1. Поля могут хранить в документе некоторую обновляемую информацию. Такими полями являются поля Date и Time из категории Date and Time, хранящие текущую дату и текущее время. В полях Author, FileName, KeyWords, NumPages и других полях из категории Document Information содержится подробная информация о документе авторе документа, файле, в котором он находится, числе занимаемых страниц. В полях UserName и UserAddress из категории User Information хранится информация о фамилии и адресе владельца компьютера, используемая по умолчанию для создания поля Author документа, для создания обратного адреса по умолчанию при работе с конвертами. Эта роль полей достаточно понятна. Ясно, как программно и вручную можно работать с такими полями. Заметим, что значения некоторых из упомянутых полей меняются автоматически, например, время, дата, число страниц документа (число страниц документа - 57, число символов - 149609, дата - 01.07.2006, время - 9:27 )

    Я только что вставил в текст, указанный в скобках, ряд полей и получил текущую информацию. За время печати этого замечания значения некоторых из этих полей число символов документа и время изменились.

  2. Поля играют важную роль при создании документов с помощью слияния. Зачастую возникает необходимость создания группы однотипных документов, отличающихся лишь небольшими деталями. Типичным примером такого рода является группа рассылаемых писем, отличающихся адресом, названием компании и другими деталями. В этом случае создается главный документ, содержащий шаблон письма с полями и документ, хранящий источник данных. Поля главного документа задают переменную часть письма адрес, название компании и другие данные. Значения этих данных хранятся в источнике данных, который может быть таблицей Word, Access или Excel. Слияние главного документа с одной записью источника данных (строкой таблицы) приводит к появлению нового документа (письма). В слиянии могут участвовать как все записи источника данных, так и только часть из них, выбранная по запросу. В результате возникает необходимая совокупность писем. Имена полей в этом случае могут быть произвольными и представляют имена столбцов в таблице, задающей источник данных. Помимо этих полей в главном документе могут встречаться и поля Word из тех 9 категорий, о которых я уже говорил. В ситуациях слияния часто используются такие поля как Ask и Fill-In, позволяя в момент слияния запросить и добавить в документ индивидуальную информацию, не хранящуюся в записях источника данных. Поле Fill-In позволяет запросить данные при создании документа и сделать полученный ответ значением этого поля. Поле Ask работает аналогичным образом, за тем исключением, что ответ не становится значением поля, а связывается с некоторой создаваемой в этот момент закладкой. Затем эту закладку можно использовать в документе различными способами, принятыми для закладок. На деталях работы вручную останавливаться не буду, но пример такого главного документа приведу:




    Содержание  Назад  Вперед